Una piattaforma come CiviCam è l'alleata perfetta per supportare la digitalizzazione a 360°delle PA, grazie anche alle funzioni che velocizzano e favoriscono l'archiviazione automatica dei documenti della pubblica amministrazione. 

3 Funzioni a supporto dell’archiviazione automatica dei documenti delle PA

CiviCam supporta l’archiviazione automatica dei documenti delle PA grazie a due importanti funzioni:

1. La sbobinatura automatica di audio e video per la generazione di verbali

Con CiviCam è possibile ricavare dai video la sbobinatura automatica del parlato, nonché generare automaticamente il testo per la sottotitolazione per i non udenti. Grazie alla funzionalità Speech to Text, la piattaforma è, infatti, in grado di rilasciare direttamente dall'audio del video il verbale dell'assemblea, consiglio o altro evento permettendo in poche e semplici mosse di estrarre il documento in formato testuale e ottimizzare così i tempi di archiviazione dei documenti della pubblica amministrazione.

2. L’indicizzazione dei contenuti

Attivando una piattaforma come quella proposta da CiviCam, potrai suddividere automaticamente il video (e i successivi contenuti estratti) di eventi e consigli in punti salienti, come ad esempio, i punti dell'ordine del giorno, interventi e emendamenti specifici, votazioni e tanto altro ancora. Grazie alla funzione di indicizzazione dei video, è infatti possibile reperire velocemente gli estratti più interessanti e velocizzare la successiva eventuale archiviazione di documenti di specifico interesse per la pubblica amministrazione.

3. Esportazione dei documenti in word, pdf e altro ancora

Una volta terminata la trascrizione automatica, la piattaforma consente di esportare il file di testo in documento Word, PDF e altri formati. Ma non solo: il sistema è impostato per creare automaticamente un documento professionale, con intestazione e logo del comune.

Inoltre, come alternativa all’uso di documenti testuali, potrai anche estrarre anche i file audio, in mp3, che potrai inviare per l’archiviazione.

Innovativa e praticissima da utilizzare, CiviCam ha più di un asso nella manica per aiutarti a creare e conservare i verbali del tuo consiglio comunale, automatizzare i processi di trascrizione del consiglio e molto altro ancora. 

Qual è il suo segreto? 

Come funziona la trascrizione automatica a supporto dell’archiviazione dei documenti delle PA

La prima cosa che devi sapere è che la funzione di trascrizione automatica è, per l’appunto, un sistema automatizzato ma può essere integrato manualmente. La piattaforma, infatti, sbobina e ordina gli elementi (interventi, ordine del giorno e molto altro ancora) in formato di testo, che potrà anche essere modificato manualmente, se necessario. 

La cosa ancora più interessante è che il sistema riprenderà il testo revisionato integrandolo direttamente nelle altre funzioni; ad esempio, il sistema aggiornerà automaticamente i sottotitoli nel video da cui è stato generato il testo in modo da averli sempre corretti!

Infatti, CiviCam utilizza il Machine Learning, letteralmente "apprendimento automatico". Si tratta di un sistema che funziona attraverso un metodo matematico-computazionale programmato in modo tale da permettere un’ottimizzazione delle prestazioni man mano che aumentano gli input da cui apprendere. 

Proprio come il cervello umano, la funzione di trascrizione automatica di CiviCam “imparerà” giorno dopo giorno a trascrivere i documenti in maniera sempre più corretta. Una vera innovazione nell'ambito della digitalizzazione della pubblica amministrazione. 

Infatti, grazie al Machine Learning, la funzione di trascrizione automatica può essere programmata, in modo da “imparare dagli errori” di trascrizione ed essere in grado, man mano, di scrivere autonomamente anche le parole più difficili, come ad esempio nel caso dei cognomi.

Archiviazione automatica dei documenti della pubblica amministrazione: i vantaggi di CiviCam

CiviCam nasce allo scopo di supportare e velocizzare le operazioni delle PA, con l'obiettivo ultimo di favorire e promuovere la trasparenza e la digitalizzazione di comuni e altri enti pubblici.

Poiché la verbalizzazione delle sedute e la successiva archiviazione dei documenti è obbligatoria per la pubblica amministrazione, CiviCam offre un’enorme opportunità di velocizzare tutti i passaggi per la generazione dei documenti necessari.

Scopri tutti i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un sistema unico, specifico e integrato come CiviCam per la digitalizzazione della tua pubblica amministrazione.