La rapida diffusione degli strumenti digitali online ha portato anche la Pubblica Amministrazione ad implementare strumenti per facilitare l’archiviazione dei documenti, come CiviCam. 

Utilizzato già da oltre 30 enti pubblici, CiviCam consente di creare e gestire contenuti e documenti digitalizzati per renderli non solo reperibili online ma anche più facilmente fruibili, proprio grazie alla funzione di Indicizzazione dei contenuti. 

Oggi vedremo insieme tre diversi modi con cui Comuni e PA possono sfruttare l’Indicizzazione dei loro contenuti per ottimizzare il loro lavoro di archiviazione dei documenti.

Che cos’è l’indicizzazione dei contenuti e come ottimizza i tempi di archiviazione dei documenti della PA?

Tutti gli enti pubblici, dai Comuni alle altre Pubbliche Amministrazioni hanno a che fare con una gran quantità di contenuti e non stiamo parlando soltanto dei verbali delle sedute da archiviare o di quelli da pubblicare sui social media. L'indicizzazione dei contenuti è una funzione che permette di suddividere e ordinare gli elementi del video di un evento o di altri argomenti di interesse pubblico, quale ad esempio il video della diretta streaming del consiglio comunale. Punti all'ordine del giorno, interventi specifici, emendamenti, votazioni e molto altro, possono essere individuati da CiviCam e mostrati in maniera semplice e intuitiva grazie alla possibilità di indicizzare i contenuti video. Da qui il sistema consente di estrapolare determinati spezzoni di video ordinati per, ad esempio, ordine del giorno o per relatore e di creare anche la trascrizione, anch’essa ordinata del video, che è possibile scaricare in doc, pdf e tanti altri formati. 

Con una digitalizzazione automatica e ordinata dei contenuti come quella offerta da CiviCam ogni Comune e PA potrà velocizzare il processo di archiviazione dei contenuti e documenti da una parte e la ricerca delle informazioni dall’altra, di indubbio vantaggio sia per le PA, sia per i cittadini sa per tutti coloro che hanno necessità di accedere agli atti cercando le informazioni per argomento o per intervento di uno specifico personaggio. 

Oltre agli utenti l’indicizzazione video torna utile a giornalisti per la rassegna stampa e agli addetti alle public relation che hanno bisogno di accedere alle fonti primarie in modo da informare senza essere sintetici e approssimativi.

Ma quali sono i modi più efficaci per sfruttare l’Indicizzazione dei contenuti offerta da CiviCam per ottimizzare i tempi di archiviazione di documenti e altri contenuti?

1. La sbobinatura automatica 

Uno strumento molto utile offerto da CiviCam è quello della sbobinatura automatica, che permette di trascrivere i contenuti audio di registrazioni effettuate durante riunioni e conferenze, realizzando documenti testuali utili che potranno essere utilizzati per creare verbali e per sottotitolare i video delle registrazioni, di indubbio vantaggio per i non udenti. Questo sistema facilita da un lato l’utente nell'usufruire dei contenuti offerti dalla PA in modo piacevole e comodo, dall’altro la Pubblica Amministrazione per realizzare contenuti video da indicizzare in tempi più rapidi e in modo più preciso.

2. La condivisione sui social 

Per indicizzare i contenuti video è importante la condivisione sui social quali veicoli di contatto diretto con i cittadini e luogo di incontro e scambio di informazioni per meglio rispondere alle loro esigenze attraverso i servizi promossi dalla PA. Chi si occupa della gestione dei canali social della PA potrà condividerlo a sua volta su social network quali facebook, instagram, twitter e tanti altri attraverso un semplice bottone o link. Anche in questo caso grazie a CiviCam sarà possibile condividere una serie di informazioni utili a partire dal video indicizzato, gestendo la pubblicazione dei contenuti video in modo automatico e puntuale, operando in maniera trasparente e stimolando processi di cittadinanza attiva. 

In più, i contenuti  video possono essere gestiti con CiviCam per effettuare tagli e montaggi in pochi passaggi evitando l’utilizzo di software di video editing esterni e complessi.   

3. La creazione di webinar per eventi e seminari 

Uno dei modi di proporre al pubblico contenuti informativi di qualità è quello del Webinar, una sorta di seminario video che permette di abbattere le distanze e di rendere fruibile a un numero elevato di utenti di partecipare con costi minimi o nulli. Il relatore sarà facilitato nell’esposizione attraverso la presentazione di immagini e video da mostrare nell’immediato durante lo svolgimento del webinar e l’utente cittadino potrà formarsi senza distrazioni e difficoltà logistiche. Una volta realizzata la registrazione del video dell’intervento, la funzione di indicizzazione di CiviCam consentirà di ritrovare parti di interesse del video e estrapolare i testi ritenuti più utili e interessanti.

Come attivare l’indicizzazione per l’archiviazione dei documenti pubblica amministrazione?

Attivare l’indicizzazione per l’archiviazione dei documenti della PA è semplicissima grazie all’interfaccia estremamente intuitiva di CiviCam. Dal pannello di accesso "Amministrazione" potrai indicizzare i contenuti per nome e cognome del relatore o per argomento, automatizzando la creazione di nuove categorie di argomenti di interesse per la tua pubblica amministrazione: un modo semplice ed efficace per velocizzare l’archiviazione dei documenti e di altri contenuti.

CiviCam è utilizzato già da oltre 30 enti pubblici che adorano la funzione di indicizzazione offerta dalla piattaforma!